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バーチャルオフィス 会議室

バーチャルオフィスの会議室はここをチェック

値段だけでバーチャルオフィスを選ばない

バーチャルオフィスの利用を検討する際には、住所、郵便物転送、電話転送など様々な検討ポイントがあります。また利用スタイルとしては「自宅で仕事をするから作業スペースはいらない。しかし商談や打ち合わせはさすがに自宅ではできないので、会議室が必要。」という方は多いと思います。そうなると会議室の果たす役割は大きくなってきますので、使い勝手がよい会議室を持つバーチャルオフィスと契約をした方がよいでしょう。格安だからという理由だけで選ぶことは避けるべきです。どんなポイントで使い勝手を判断するべきなのかをまとめてみました。バーチャルオフィスを比較する際に参考にしてください。

ちゃんとした会議室か?

バーチャルオフィスの中には、ちゃんとしたオフィス物件を使用して運営しているところと、居住用物件を転用して運営しているところがあります。つまりワンルームマンションのようなところで運営しており、その部屋を会議室と呼んで使用しているというバーチャルオフィスがあるということです。オフィス物件でしっかりと造作された会議室になりますので問題はないのですが、居住用物件を転用している場合、以下のような問題点が出てきます。

・入口がオフィスのエントランスのようになっておらず、初めて来館する方が戸惑ってしまう
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替える→ビジネス感が薄れる
・内装もビジネスユースではないため、きっちりとした商談などには向かない

利用料金はどれくらい?

利用料金・予約方法・キャンセルポリシーがどうなっているかも重要なポイントです。

利用料金は業者によってさまざまな料金体系となっています。価格×時間数でシンプルに料金を計算するところもあれば、何時間以上だと割安といったものだったり、そもそも時間枠が決められていて、その枠の価格がいくらという設定をされているケースもあります。

また夜間や土日に割増料金が設定されていないか?延長料金はどうなっているのか?というところもチェックしておきたいところです。自分が使いたい時間帯が割町料金の対象の時間帯になっていたら会議室のために必要とするコストがかなり上がってしまいます。

来館者が混乱するような入口になっていないか?

全国のコンビニチェーンなどのように、ブランドイメージがまだしっかり固まっていないバーチャルオフィスもあります。つまり、来館者が指定されたオフィスに行っても、自分がちゃんとその場所に来ていると認識できないようなところがあるということです。そうなると来た人は「ほんとにここで大丈夫なのだろうか?」という不安を持ってしまいます。相手を不安にさせるような会議室は避けるましょう。

会議室の形態は?

会議室といってもさまざまなタイプがあります。完全に外部と遮断されている完全個室、一部が開いている半個室、そしてオープンな空間で打ち合わせする場所だけを確保するスタイルのスペースもあります。どんな会議室なのかチェックが必要です。完全個室になれば外部に声が漏れることはないため、人に聞かれたくない話をするのにも適しています。その一方で、のちに説明するセキュリティの問題がでてきます。また空調の問題が出てきます。半個室・オープンスペースの場合は、多少の音漏れなどはやむをえません。ただ相対的に完全個室より利用料金が安くなる傾向にあります。

中が見えるか?見えないか?

特に女性の利用者にとっては注意していただきたいのが、会議室の中が見えるのか見えないのか?という点です。業種やシチュエーションによっては、女性と男性が1対1で打ち合わせをしなくてはいけない場合があります。初対面で男女が1対1になることが頻繁に起こり得るビジネスもあります。そういった時に外から中の様子が全く分からない会議室ですとセキュリティ的に不安があります。そういう不安を払拭するためのひとつの方法として、少しは中の様子が見える状態なっていると女性にとっては安心感が増します。

スタッフがいるか?

セキュリティ面でさらに追加のポイントとしてスタッフがいるか?という点も重要です。コストを抑えるために無人で経営しているバーチャルオフィスもありますが、打ち合わせになった場合に他に誰もないとなるのは安心度が格段に異なってきます。

備品はそろっているか?料金が別途かかるか?

備品は充実しているか?という点も重要です。打ち合わせの際にプロジェクターを使いたかったのに、プロジェクターが使えない会議室だったりだとか、ホワイトボードを使いたいのに設置されていないということがあり、取れるはずだった契約がとれないといったことにもなりかねません。なのでどういう備品が備えられているのかということは契約前に確認をしておいた方がよいでしょう。

飲食は可能か?

会議室内での飲食を禁止しているバーチャルオフィスもよくみかけます。飲食をすることによって会議室が汚れてしまうため制限をかけているのですが、一方で飲食ができれば、会議以外にも用途が広がります。

利便性の高く、把握しやすい立地か?

やはり駅近であればあるほど便利です。自分が行くことも大変ですし、大変だと思うのであれば、来館する方も同じように大変と感じるわけですから、自分が大変と感じるような立地は避けたほうがよいでしょう。ただし利便性のよい立地となれば賃料も高くなりますので、その分会議室の利用料金も高くなる傾向にあります。

WEBや電話などで問い合わせがあって初めて会うようなケースでは、場所がわかりやすいということも重要です。わかりにくい場所であった場合、近くまで来ていても探せなくて、「やっぱり行くのやめた」ということになる場合があります。せっかく集客活動を行って会うことができる段階までこぎつけたのに、場所がわかりにくいという理由で見込客を逃しては泣くに泣けません。

見学をおススメします

会議室をチェックする際のポイントを並べてきましたが、一番大切なことは実際に現場に行って見学をすることです。そして見学の際に最初に受けた印象を大切にしてください。その印象があなたがクライアントや見込客を招いて会議室を利用する際に受ける印象なのです。最初に受けた印象がマイナスであれば、商談などはマイナスからのスタートになってしまうのです。