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バーチャルオフィス

そもそもバーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは?バーチャルオフィスの基本機能

バーチャルオフィスというのは、言葉の通りの仮想(=バーチャル)の事務所(=オフィス)で基本的なサービスとしては下記のような特徴を持ち合わせています。

事業上の住所を利用する

バーチャルオフィスが利用される背景は以下の2点が主に挙げられます。

①クラウドサービスなどの発達により会社に行って働くという必要性が薄れてきている

②実際に仕事をする場所としては自宅だったり、クライアント先であるため、仕事をするためのスペースの利用ニーズはあまりない

しかしながら、事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。

バーチャルオフィスを契約して住所を利用する際に気をつけなければいけないことが、利用する住所のバリューの問題です。(どんな住所でも構わないという方は除きます。)

・過去に犯罪などに利用された住所ではないか?
 (実際に利用できる住所を確認し、「犯罪」「詐欺」などで検索してみる)
・相手に与える印象はよいものになっているか?

バーチャルオフィスでよくみられるサービス

さらにバーチャルオフィスは下記のような機能を備えているケースが多くなっています。

郵便物を受け取って転送

事業を始めれば必ず郵送物が届くようになりますので、その住所宛に届く郵便物をバーチャルオフィスは受け取ってくれることがほとんどです。ただし、受け取れないものを規定していることがほとんどです。(本人限定郵便・食品など)

電話番号やFAX番号が利用可

郵便物ほどではないですが、電話やFAXも事業においてはとても重要になってきます。特に固定電話の電話番号を持つことは相手に与えるイメージが違ってきます。そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

会議室を利用可能(有料・無料)

オンラインで会議を行ったり、相手先にいくので会議室などの打ち合わせスペースは必要ないというケースもありますが、対面で話ができるスペースが必要になる業種は多くあります。そういった場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

デスクなどは基本利用不可(条件付きで利用可能)

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながらデスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもとはちがった場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているところを選ぶことをお勧めします。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは以下のようなメリットが考えられます。

イニシャルコストの削減

事務所を賃貸する場合のイニシャルコストは非常に大きな負担になります。商慣習的にも敷金・礼金が賃料の数ヶ月分、保証金に至っては半年から1年分必要になる場合もあるため大きな出費となります。毎月の賃料がベースとなりますので、立地場所が良ければ良いほど月額賃料も高額になるため出費はさらに重くなります。例えば賃料が30万円の物件の場合保証金は180万円~360万円となる可能性があるわけです。それに加えて内装工事などの諸々の費用がかかれば、下手をすると1,000万円近くの資金がオフィスを作るためだけにかかるってしまう可能性があります。

一方、バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金は不要で少額の入会金や保証金のみで利用が可能です。さらに当然のことながら物理的なオフィスを自分で構えるわけではありませんので内装工事等は一切不要です。このためイニシャルコストを圧倒的に低く抑えることが可能です。

必要なものを利用する分だけコストに出来る

バーチャルオフィスは基本的に必要なものを必要な時に必要な分だけ利用するというスタイルになります。

時々しか使わないFAX。急な来客のための受付要員。外出中の入電に対する一次対応。時々開催する大型セミナーの会場。事務所にいる時間よりも外出していることが圧倒的に長いワークスタイル。このような設備や人材を常備するためには大型機器の購入や人材雇用、広い事務所の賃貸等、非常に大きなランニングコストが必要になります。必要な時に必要な分だけ料金を支払い利用することが出来るバーチャルオフィスのサービスは、運転資金の効率的活用に役立ち、また同時に無理に一人で全てを行いクライアントからの問い合わせ対応ができない等の機会損失を防ぐことが可能になります。

都心一等地の住所

一般的にバーチャルオフィスのメリットとしてよくあげられるのは「都心一等地の住所」です。
バーチャルオフィスを利用することによって設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社では金銭面でなかなか事務所を構えることが難しい一等地の住所が名刺やホームページに記載ができるようになります。これは東京の中心部の住所であればあるほど事業にプラスの影響を及ぼすことが多いのが事実です。例えば、WEB制作を事業としている場合、東京の会社であれば全国からの問い合わせや発注が見込めますが、富山の方が茨城の会社に発注するということは想像しづらい面があります。

このように住所が一等地にあるという点でビジネス上の優位性が確保できるようになるというのがバーチャルオフィスのメリットのひとつになります。

自宅住所の登記回避

特にコンサルタントや士業の方など、特に固定の執務スペースを確保する必要がない場合もございますが、かといって自宅を法人登記の住所にすることも考え物です。例えば女性経営者の場合プライバシーの問題などもあり躊躇するケースが考えられますし、女性でない場合でもマンションに住んでいる方は規約で法人登記が認められないということもあります。このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって自宅以外の住所に法人登記が可能になります。

会議室を利用

上記4のケースと同様ですが、特定の固定執務スペースを必要としないような起業の場合においても、関係者との打ち合わせ場所は必ず必要になります。カフェを利用した打ち合わせや、ホテルのロビーを利用した打ち合わせも可能ですが、常に場所が確保できるとも限りませんし、会話の内容が周囲に漏れるという点も不安になります。何かしら不安を抱えている状態では打ち合わせもうまくいかないこともあるでしょう。バーチャルオフィスでは会議室が提供されている場合(有料・無料)がほとんどですので、その会議室を利用することによってこのような問題を回避することができるでしょう。

こういったメリットが特に起業したての経営者にとってはコストをかけることなく事業を展開できることになります。

また上手な使い方としては地方企業の東京進出にバーチャルオフィスを使うという方法もあります。地元で一定の業績を残して将来的に東京に進出したいなという企業でも、自社でオフィスを構えるにはコストもかかりますし、自社オフィスの場合はそこに人を配置しなくてはなりません。上記のメリットを活用すれば東京の住所と電話番号を使いながら、打ち合わせや商談があった時のみ東京に出張ベースで会議室を使うということができますので、極端な話今すぐにでも東京進出が可能です。

バーチャルオフィスのデメリット

何事においてもそうですがバーチャルオフィスにはメリットのみならずデメリットも存在します。それらをしっかりと把握をしてその対策を検討した上で利用することが望ましいと言えます。

事務所要件が含まれる許認可が取れない

バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業ができないことがあります。特に個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。これはどうすることもできないので、この場合バーチャルオフィスを使用することは諦めてください。

バーチャルオフィスでの開業が難しいと思われる業種

・弁護士・税理士・司法書士など(中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能)
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業

ただし、許認可については要件が緩和されるケースもあります。そして緩和されたことが大々的に周知されないということが多く、常にその動向には気を配っていただきバーチャルオフィスでも開業ができるようになった場合にすぐ行動できるように準備しておくのもよいかと思います。

これらについては一概にバーチャルオフィスだからという話ではないため、予め各種専門家へ相談をしておくことが望ましいでしょう。

バーチャルオフィスを利用するべき人

ではどういう人がバーチャルオフィスを利用するべき人なのでしょうか?以下のような方が考えられます。

自宅やクライアント先で作業することがほとんどの方

物理的な作業スペースは自宅やクライアント先に確保しているので必要ないが、その場所に法人登記ができない方、住所の見栄えがあまりよくない方にとってバーチャルオフィスは最適です。

自宅で登記することが不可能な方

自宅がマンションで規約上法人登記ができない場合はバーチャルオフィスを利用するべきです。規約違反が発覚し、登記移転を行う必要が出た場合は余分な出費を強いられることになりますし、最悪の場合は賃貸契約解除ということにもなりかねません。その場合は、物理的な移転コストも莫大になりますので、ルール違反をして登記するということは絶対に避けるべきです。

東京都中心部の住所が欲しい方

またビジネスを大きくしていきたいという人にとっては東京の中心部以外の住所はローカル感が出てしまいブランディング的に問題になります。例えばWEB制作会社などの場合、発注は全国からもらうことが可能だと思いますが、地方の会社に別地方の会社が発注するということは、よほどの独自性がない限り難しいでしょう。九州の人が北海道に行って打ち合わせをするということはなかなかないと思います。しかし、東京に住所を持っていれば相手方が東京に出てきて打ち合わせをするということは十分に考えられます。こういうことを見越してバーチャルオフィスを利用し、東京の住所を手に入れるというのは大きなメリットになります。

プライバシーを確保したい方(特に女性)

女性が一人で起業する場合、プライバシーの確保というのは大きな問題になります。自宅で登記をしてしまうと公然と住所を公開することなりますから、ストーカーなどの被害に遭いかねません。こういったトラブルを回避するための方法としてバーチャルオフィスを利用するという方法があります。公開する住所を自宅以外にすることで、一定のプライバシーを確保することができるようになります。