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バーチャルオフィス

東京進出への最適な方法とは?

バーチャルオフィスなら低リスクで東京へ進出できる

地元のマーケットだけでなく東京、全国のマーケットを開拓したい。しかし、支店を出して東京進出となると、オフィスを借りて人も雇う必要があるから失敗した時のことを考えるとリスクが大きすぎると考える方が多いのではないでしょうか?

確かに自社でオフィスを構え、人を採用するとなると、数百万では賄いきれないくらいのコストが発生する可能性があります。オフィスを開設するのには保証金が必要になりますし、内装や什器にコストがかかります。また人を採用するにも採用費がかかりますし、一度採用してしまえば人件費が発生します。そんな状態で東京に進出を果たしても売上が立たなかったら意味がありません。オフィスだけでしたら解約して原状回復をすればよいですが、一度採用してしまった人を解雇するとなると様々な点で残念なことになります。

こういうリスクがあるがために、東京進出をしたいがまだまだ先にならないと無理と考えている方にバーチャルオフィスは最適なソリューションと言えます。バーチャルオフィスを使うことによって、リスクを低減させて東京進出をすることが可能になります。

東京に住所があることのメリットは?

よく地方に行く際に、ビジネスを大きくしたいなら東京に住所があった方がよいですよとお話しさせていただくのですが、そのメリットについては説明しないと理解していただけないことが多くありますので、一度説明させていただきます。東京に住所を置くことのメリットは2つあります。

1.東京のみならず全国のマーケットを相手にできるようになる
2.地元での信頼性をアップさせることができる

1.東京のみならず全国のマーケットを相手にできるようになる
例えばWEB制作を依頼する場合ですが、多くの場合小回りが利いてコミュニケーションが取りやすい地元の企業に発注するか、都市部で全国を相手にしている信頼性の高い企業に依頼をするケースが多いのではないでしょうか?ある地方の会社が別の地方の会社に依頼をするということはあまりないような気がします。
つまり受注する側からしてみれば、対外的に自社がローカル企業であることしか見せることができていない場合は、おそらくほとんどがその地域からのみの受注になってしまうということです。これが東京にオフィスがあることによって、東京の企業やその他の地方の企業から受注できる可能性を高めることができるのです。

2.地元での信頼性がアップ
地元で名刺交換をする際に、渡された名刺に本社住所だけでなく東京支店など複数拠点の住所がある場合、その企業は大きくしっかりとした企業ではあると感じるのではないでしょうか?東京に拠点を持つことによって地元での信頼性をアップすることができるようになるのです。

東京に住所があることのメリットをご理解いただけましたでしょうか?こういったメリットをコストをかけることなく享受出来るのがバーチャルオフィスなのです。

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バーチャルオフィス

バーチャルオフィスの受付の重要性とは?

バーチャルオフィスは受付がとても重要

バーチャルオフィスは実際に働くスペースを利用せずに、法人登記などのために住所を利用するというのが、基本的なサービスです。近年はクラウドサービスを利用することによってビジネスを遂行していくことが比較的容易になってきています。そういう意味でバーチャルオフィスは起業する際にとても便利なために、多くの方に利用されています。

しかしながら事業を行っていくと、完全にクラウドやリモートだけで仕事を完結するというわけにはいきません。その住所地で実際に人と会う必要が出てきます。重要なクライアントなので対面で打ち合わせをするという場合もありますし、起業時に銀行の法人口座を開設するために銀行の担当者との面談を法人登記地で行う必要があったりします。また名刺の住所を頼りに突然の来客があったりします。

つまりバーチャルオフィスの法人登記地を普段ほとんど利用しないからと言って物理的にその場所が不要かと言えばそうではないのが実態なのです。そのためバーチャルオフィスの受付は、バーチャルオフィスそのものの受付である以上に、入会した会社の顔になります。バーチャルオフィスの受付がしっかりしていると自社のクライアント等が来館した時に与える印象が全く違ってきます。

例えば、新しく注文を受注できるかもしれないという見込客が発注にあたってどんな会社なのかを確かめたいので、名刺の住所をたどって来てみたが、その存在が確かめられなかったらどうなりますでしょうか?仮に受付があったとしてもあまりにも粗末で怪しさ満点の受付だったらどうでしょうか?簡単に想像できるようにまず間違いなく、その契約は流れてしまうと思います。つまり、受付によって売上が上がるかどうかが左右されてしまうのです。

以上のようにバーチャルオフィスを比較する際には受付を軽視してはいけません。前述したようにバーチャルオフィスの受付は会社の顔になりますので、その受付が持っている機能や雰囲気について十分に比較検討をする必要があります。

バーチャルオフィスの受付について確認すべき比較ポイント

ではバーチャルオフィスの受付にはどんな機能があり、チェックする際にはどんなポイントがあるのかを解説したいと思います。

そもそも受付があるのか?

最初に当然のことながら、そのバーチャルオフィスに受付があるのかどうかをチェックする必要があります。意外にも受付がないバーチャルオフィスというものも存在しているのが現実です。その場合、来客への対応がスムーズにいかないため、ビジネス上のコミュニケーションという意味ではとても不便になってしまいます。特に前述したように銀行の法人口座を開設しようという場合には多くのケースで銀行の担当者が現地確認に来ますので、受付がない場合は銀行の法人口座が開設できない可能性が格段に上昇してしまいます。
また、受付があるといってもバーチャルオフィスと違う業種のサービスを行っている企業が片手間でバーチャルオフィスを運営しているという場合は、その住所地に行ってもここが該当するオフィスなのかとても分かりづらいというケースもありますので注意が必要です。

受付スタッフがいるか?

受付(そのオフィス全体も含む)にスタッフがいるかいないかも重要なポイントです。受付スタッフがいることによってバーチャルオフィス会員のゲストが来館されたときにきめ細かな対応が可能となります。例えば、電車の遅延で打ち合わせに遅れそうになった場合に、受付に連絡することでゲストの方に対するケアをすることができますが、受付スタッフがいないとゲストの方が先にオフィスについても誰もいないといったことが発生してしまいます。また、会議室の設備等の使い方がわからない場合にもスタッフがいてくれれば安心です。

また特に女性にとって重要なポイントになりますが、スタッフがいないバーチャルオフィスですと打ち合わせの際にセキュリティ上の問題が発生します。スタッフがいないバーチャルオフィスは小規模で行っていることが多く打ち合わせ用のスペースもあまりありません。仮に1つしか会議室がないような場合に、女性の方が男性と1対1で打ち合わせをしなくてはいけないのは少し問題になります。このような場合でもスタッフがいれば問題ありませんので受付スタッフの存在はとても大きいと言えます。

ゲストとコミュニケーションできる仕組みのある受付であること

バーチャルオフィスを利用するということは、ほとんどそのオフィスに行かないということになります。それでも住所を公開していればゲストの方が予期せずやってきます。(うちはほとんど来客はないから大丈夫という方でも必ず来客はあります。飛込営業、信用調査会社、取引先など)その時に来館した人とコミュニケーションが取れる仕組みがあると便利です。
前述の受付スタッフがいる場合でも、オフィスにいないバーチャルオフィス会員がその時にどこにいて、どういう状態なのかということは把握できません。よって受付スタッフがいるだけでは不十分なのです。受付のスタッフが毎回毎回バーチャルオフィス会員に電話をかけて連絡をとるということもできますが、その場合はそういった取次のためのスタッフを配置する必要があるので人件費がかさみ、利用料金に跳ね返ってしまいます。ましてや受付がないバーチャルオフィスですと、不在時に来館した人とのコミュニケーションは取れなくなってしまいます。
こういう観点からもゲストとコミュニケーションが取れる仕組みをもっている受付であることが重要です。

郵便物の受け取り体制はどうなっているか?

住所があればその場所に郵便物が届きます。その郵便物を受付でどのように扱ってもらえるかも重要なポイントです。全く受け取りができないというバーチャルオフィスはほぼないと思いますが、郵便の種類によって受け取ってもらえないものもありますのでチェックが必要です。特に注意が必要なものはサインを必要とする郵便物や、宅配便の取り扱いです。簡易書留は受付で代理でサインをすることは可能ですが、本人限定郵便ですと代理でサインをすることはできませんので、そのような場合にどう対応しなくてはいけないのかということを考えなくてはいけません。また宅配便も同様です。受け取ってくれる場合は問題ないですが、受け取ってもらえない時の対応はどうなっているかを確認する必要があるでしょう。特に本人限定郵便は重要なものであるので、それらが受け取りができないと事業上大きな支障をきたしてしまいますので、要チェックです。

来館した時にゲストが受けるイメージが良いか

今まではバーチャルオフィスの受付が持つ機能面について説明しましたが、次は受付全体の雰囲気について考えてみたいと思います。

バーチャルオフィスの受付はバーチャルオフィスそのものの受付プラス、そのバーチャルオフィスを利用している会社の受付とも言えます。つまりバーチャルオフィスを利用している会社の顔とも言えますので、受付が与える雰囲気はとても重要になります。

まず注意しなくてはいけない点は、人の動きのあるオフィスであるかを気にしてください。特に注意が必要なのはバーチャルオフィス専業のところは人の出入りが極端に少ないので、寂しい雰囲気になります。逆にシェアオフィス・コワーキングスペースを併設しているところは人の出入りがあり活気があるので、打ち合わせなどの時も「活気のあるオフィスを求めて共同オフィスにしました」と説明すれば、安く上げたいからバーチャルオフィスを選んだのではないか?という相手の懸念も払しょくできるでしょう。

また受付ではありませんが、そのオフィスが入っているビル自体の雰囲気も重要です。マンションのようなところで運営しているバーチャルオフィスもありますが、オフィスビルに入っているのと住宅用マンションに入っているのでは来館した方の雰囲気が大きく違います。

以上、見てきましたようにバーチャルオフィスの受付は、どのバーチャルオフィスを選択するかというポイントとしてはとても大きいウェイトを占めますので、十分にチェックをしてください。また言うまでもないですが実際にそのオフィスに見学に行くことは重要です。

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バーチャルオフィス

犯罪収益移転防止法とバーチャルオフィスの関係性とは?

バーチャルオフィスが対象となる犯罪収益移転防止法

2008年よりバーチャルオフィスの契約には身分証明書の提示が義務付けられることになりました。
これは犯罪収益移転防止法と呼ばれる新しい法律によってバーチャルオフィスが規制対象となったためです。

この法律がバーチャルオフィス事業運営者側やその利用者、もっといえばカジュアルに起業をしようと考えていた起業予備軍に与えたインパクトは図りしれないほど大きな物になってしまいました。

今回は、この犯罪収益移転防止法とは具体的にどういった法律で、現在も発生しているその影響を不必要に受けないために今後起業をする人々がどのように対策を講じていくべきなのかをお話できればと思います。

犯罪収益移転防止法とは

犯罪収益移転防止法とは、マネーロンダリングを防止する目的で作られた法律です。もともとあった「組織犯罪処罰法」と「本人確認法」を結び付けてひとつにした法律になっています。
後者の本人確認法は金融機関のみに適応されていた法律だったのですが、その後対象が徐々に広がり最終的には士業も規制対象となります。

2008年に犯罪収益移転防止法に法改正されて以後、すべてのバーチャルオフィスとレンタルオフィスでは本人確認の義務が発生しています。

本人確認を行わないままオフィスを貸すと犯罪になってしまうので、この点にも注意して信頼できるオフィスと契約を交わすように、という本来の趣旨があったことはわかりやすいでしょう。

一方で、犯罪を防止するという目的に同時に担っているこの法律は、例えばバーチャルオフィスの契約書が個人事業主であれば即個人特定という流れが成立するのですが、実際に犯罪の温床となっていたのは、個人とは別の人格をもつ法人格での利用でした。

結果的に、法人格の本人確認というのは登記簿謄本で可能ではありますが、その実態を把握することは書面上においては極めて難しく、また「犯罪を目的として設立されている法人」や「実際には使われていない休眠企業のような法人」そして「これから一生懸命に社会を変えようと希望を胸に立ち上げた新規法人」を、書面や簡単な面談だけで判定することも極めて難しいという状況が発生し、結果的には犯罪収益移転防止法を根拠に、疑わしきは開設させないという状況が正当化させることになってしまいました。

犯罪収益移転防止法がバーチャルオフィスに与える影響

繰り返しになりますが、犯罪収益移転防止法がバーチャルオフィスに適応される理由はバーチャルオフィスが犯罪目的で使用されるケースが多いことに起因しています。以下のようなことが実際にあったようです。

・住所や電話番号だけ手軽に借りれることから詐欺を働きやすい→詐欺業者の急増

・法人口座を使ってマネーロンダリングに使われてしまった

このような問題が多発したためにバーチャルオフィスへの取り締まりが厳しくなったと考えられます。

しかしこの犯罪収益移転防止法が駆け出し起業家の利用を妨げる結果にも繋がっています。一部の起業したばかりの人はオフィスを借りれるほどの資金も持ち合わせていないことが多く、オフィスは持たないとしても少しでも信用面などが良く見えるようにバーチャルオフィスの利用を検討するケースも多いものです。

しかし実際にバーチャルオフィスを借りてみるとなかなか口座開設ができない、そもそもバーチャルオフィスの住所では口座開設をさせてくれないという事態が発生してしまったため、住所を手に入れても肝心の口座開設ができないまま二進も三進もいかないという問題点が発生しました。

犯罪収益移転防止法が導入されて以降、バーチャルオフィスにはこういった問題も発生しているため、起業する際にはまず金融機関に出向いて口座開設について相談をした方が懸命だと言えるかもしれません。

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バーチャルオフィス 審査体制

気を付けるべきバーチャルオフィスの審査体制とは?

バーチャルオフィスって価格だけで決めていいの?

バーチャルオフィスという言葉は既に一般的に知られるようになっており、東京のバーチャルオフィスを検索すると、本当に多くのバーチャルオフィスが見つかります。種類も様々で価格帯もとても広くなってきていますし、一定数以上のサービス提供者が市場に参入をしたことがきっかけとなってそれぞれが特徴を出して他との差別化を考えるに至っているようです。固定費用という観点からすれば、バーチャルオフィスの利用料金は安いにこしたことはなく、またそのようなニーズが一定数以上あったからこそ激安のバーチャルオフィスも見かけるようになりました。しかし、ビジネスを行う上で重要な「住所」は、単に値段の安さだけで選ぶべきではないと言えるでしょう。安さにはそれ相応の理由が必ずと言っていいほどありますし、またバーチャルオフィスという属性柄、例えば「たくさんの方々が利用してくれているので値段を安くできる」という話であれば、その言葉が意味することは「それほど多くの人々が自分と同じ住所で会社を登記している」ということにほかなりません。それがダメだというお話ではなく、そのような点も勘案したうえで自分自身のニーズや状況にしっかりと照らし合わせた住所選びが必要である、ということです。

そのバーチャルオフィスの住所は犯罪によって汚れていないか確認

バーチャルオフィスは、その重要な「住所」を借りるサービスです。そしてその住所は、そのバーチャルオフィスサービスに入会している全ての法人が共有する形で利用していることになり、例えばその中の1社でも犯罪行為などを行ってしまうと、その住所が汚されてしまうということになります。バーチャルオフィスの住所がどのように守られているか、どのような人たちに使われているのかといった観点においても可能な限りのチェックを経てサービル利用に至るのが望ましいでしょう。

こういう審査体制の所は注意

自分の会社の住所が汚されてしまわないようにするためには、審査体制がしっかりしているバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。
・すべての必要書類をオンラインで提出できてしまう
・必要書類を提出すれば無条件で契約が完了してしまう
・運営会社と一度も対面せずに契約が完了してしまう
・代表者以外の人でも契約ができる
というようなバーチャルオフィスは少し慎重に検討する必要があるかもしれません。

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バーチャルオフィス 会議室

バーチャルオフィスの会議室はどこをチェックすべき?

値段だけでバーチャルオフィスを選ばない

バーチャルオフィスの利用を検討する際には、住所、郵便物転送、電話転送など様々な検討ポイントがあります。また利用スタイルとしては「自宅で仕事をするから作業スペースはいらない。しかし商談や打ち合わせはさすがに自宅ではできないので、会議室が必要。」という方は多いと思います。そうなると会議室の果たす役割は大きくなってきますので、使い勝手がよい会議室を持つバーチャルオフィスと契約をした方がよいでしょう。格安だからという理由だけで選ぶことは避けるべきです。どんなポイントで使い勝手を判断するべきなのかをまとめてみました。バーチャルオフィスを比較する際に参考にしてください。

ちゃんとした会議室か?

バーチャルオフィスの中には、ちゃんとしたオフィス物件を使用して運営しているところと、居住用物件を転用して運営しているところがあります。つまりワンルームマンションのようなところで運営しており、その部屋を会議室と呼んで使用しているというバーチャルオフィスがあるということです。オフィス物件でしっかりと造作された会議室になりますので問題はないのですが、居住用物件を転用している場合、以下のような問題点が出てきます。

・入口がオフィスのエントランスのようになっておらず、初めて来館する方が戸惑ってしまう
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替える→ビジネス感が薄れる
・内装もビジネスユースではないため、きっちりとした商談などには向かない

利用料金はどれくらい?

利用料金・予約方法・キャンセルポリシーがどうなっているかも重要なポイントです。

利用料金は業者によってさまざまな料金体系となっています。価格×時間数でシンプルに料金を計算するところもあれば、何時間以上だと割安といったものだったり、そもそも時間枠が決められていて、その枠の価格がいくらという設定をされているケースもあります。

また夜間や土日に割増料金が設定されていないか?延長料金はどうなっているのか?というところもチェックしておきたいところです。自分が使いたい時間帯が割町料金の対象の時間帯になっていたら会議室のために必要とするコストがかなり上がってしまいます。

来館者が混乱するような入口になっていないか?

全国のコンビニチェーンなどのように、ブランドイメージがまだしっかり固まっていないバーチャルオフィスもあります。つまり、来館者が指定されたオフィスに行っても、自分がちゃんとその場所に来ていると認識できないようなところがあるということです。そうなると来た人は「ほんとにここで大丈夫なのだろうか?」という不安を持ってしまいます。相手を不安にさせるような会議室は避けるましょう。

会議室の形態は?

会議室といってもさまざまなタイプがあります。完全に外部と遮断されている完全個室、一部が開いている半個室、そしてオープンな空間で打ち合わせする場所だけを確保するスタイルのスペースもあります。どんな会議室なのかチェックが必要です。完全個室になれば外部に声が漏れることはないため、人に聞かれたくない話をするのにも適しています。その一方で、のちに説明するセキュリティの問題がでてきます。また空調の問題が出てきます。半個室・オープンスペースの場合は、多少の音漏れなどはやむをえません。ただ相対的に完全個室より利用料金が安くなる傾向にあります。

中が見えるか?見えないか?

特に女性の利用者にとっては注意していただきたいのが、会議室の中が見えるのか見えないのか?という点です。業種やシチュエーションによっては、女性と男性が1対1で打ち合わせをしなくてはいけない場合があります。初対面で男女が1対1になることが頻繁に起こり得るビジネスもあります。そういった時に外から中の様子が全く分からない会議室ですとセキュリティ的に不安があります。そういう不安を払拭するためのひとつの方法として、少しは中の様子が見える状態なっていると女性にとっては安心感が増します。

スタッフがいるか?

セキュリティ面でさらに追加のポイントとしてスタッフがいるか?という点も重要です。コストを抑えるために無人で経営しているバーチャルオフィスもありますが、打ち合わせになった場合に他に誰もないとなるのは安心度が格段に異なってきます。

備品はそろっているか?料金が別途かかるか?

備品は充実しているか?という点も重要です。打ち合わせの際にプロジェクターを使いたかったのに、プロジェクターが使えない会議室だったりだとか、ホワイトボードを使いたいのに設置されていないということがあり、取れるはずだった契約がとれないといったことにもなりかねません。なのでどういう備品が備えられているのかということは契約前に確認をしておいた方がよいでしょう。

飲食は可能か?

会議室内での飲食を禁止しているバーチャルオフィスもよくみかけます。飲食をすることによって会議室が汚れてしまうため制限をかけているのですが、一方で飲食ができれば、会議以外にも用途が広がります。

利便性の高く、把握しやすい立地か?

やはり駅近であればあるほど便利です。自分が行くことも大変ですし、大変だと思うのであれば、来館する方も同じように大変と感じるわけですから、自分が大変と感じるような立地は避けたほうがよいでしょう。ただし利便性のよい立地となれば賃料も高くなりますので、その分会議室の利用料金も高くなる傾向にあります。

WEBや電話などで問い合わせがあって初めて会うようなケースでは、場所がわかりやすいということも重要です。わかりにくい場所であった場合、近くまで来ていても探せなくて、「やっぱり行くのやめた」ということになる場合があります。せっかく集客活動を行って会うことができる段階までこぎつけたのに、場所がわかりにくいという理由で見込客を逃しては泣くに泣けません。

見学をおススメします

会議室をチェックする際のポイントを並べてきましたが、一番大切なことは実際に現場に行って見学をすることです。そして見学の際に最初に受けた印象を大切にしてください。その印象があなたがクライアントや見込客を招いて会議室を利用する際に受ける印象なのです。最初に受けた印象がマイナスであれば、商談などはマイナスからのスタートになってしまうのです。

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口座開設

銀行の法人口座はバーチャルオフィスで開設できる?

バーチャルオフィスで口座開設は出来るの?

「バーチャルオフィスで銀行口座の開設はできない」という趣旨のネット上の記事を見たりしますが、それはバーチャルオフィスの運営者が書いている記事かを確認してください。

・実際に運営してみての話なのか?

・ネットなどの情報だけをもとに書いていないか?を見ていただくことが重要です。

今回のトピックの対象となる法人は、サラリーマンなどから独立して立ち上げ、まだ実績があまりない新設法人です。個人事業主としての活動を経て、法人成りしてできた法人が、今まで利用してきた銀行の支店で法人口座を開設するケースは多くの場合、メガバンクなどでも法人銀行口座は開設できるのではないかと思います。まずこの部分を一緒にして考えてしまい、単純にバーチャルオフィスを利用しているから法人口座は開設が難しい・銀行口座の開設はできないと考えが広がっている部分が多くあると思われます。

銀行の問題とバーチャルオフィスの問題

バーチャルオフィスを利用すると法人口座が開けないという問題は、大きく分けて2つの要素があるように思います。それは
・銀行の問題
・バーチャルオフィスの問題
です。

銀行はバーチャルオフィスを利用した法人口座開設については慎重になっているということは事実だと思います。

・警察庁が金融機関に対して、法人口座開設の際の審査を厳格化するように求めた

・犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)の成立

が大きな影響を与えています。つまりこの法律の制定によって銀行は緩い審査で法人口座を開設することができなくなりました。そしてタイプによってハードルの高さが異なってきますので、それぞれの特徴を事前に理解しておきましょう。

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バーチャルオフィス

バーチャルオフィスを選ぶ際の大切なポイントとは?

まず住所を重視する

バーチャルオフィスを利用される方の根本的な目的の中には「信用を得ること」というものが含まれていると思いますが、この信用を得るために一番重視しておきたいところはやはり住所です。住所というのは相手に大きな影響を与えるポイントです。先入観というのは不思議なもので、東京の一等地にオフィスを構えているというだけでも「しっかりしている」という印象を与える効果があります。

ビジネススタイルに応じてオプション機能も確認

住所の次に重視してほしい項目はバーチャルオフィスにある機能です。バーチャルオフィスには様々なオプションサービスがあり、そのサービス内容も施設によって違いがあるためどんな機能が必要なのか予めイメージを膨らませておくと後々スムーズに契約を進めることができるでしょう。

実際はどういう所を重視すべき?

バーチャルオフィスでビジネスをスタートした際、最初の印象やちょっとしたネットからの問い合わせなどに際に、一等地の住所がその効果を発揮してくれることを実感できるシーンは多々あるかもしれません。しかし一方で、きっかけ作りとして効果を発揮する一等地住所であったとしても、実際に仕事の受注などにつながるのは、対面での営業であったり、訪問での打ち合わせなどを経てから正式な契約となるのが一般的です。ここに落とし穴が存在します。

バーチャルオフィスがバーチャルオフィスのみの機能として提供されている場合は、なかなかその所在地を見つけることができなかったり、来客用のファシリティや空間の雰囲気が非常に狭い場合や、圧迫感のある雰囲気の場所も多くあります。せっかく一等地住所の一助もあっての上かもしれない「問い合わせ」等のサービスに興味をもってもらう地点は通過したのに、実際に受注につながっていく流れの過程において印象を落としてしまうリスクがあります。

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バーチャルオフィス

そもそもバーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは?バーチャルオフィスの基本機能

バーチャルオフィスというのは、言葉の通りの仮想(=バーチャル)の事務所(=オフィス)で基本的なサービスとしては下記のような特徴を持ち合わせています。

事業上の住所を利用する

バーチャルオフィスが利用される背景は以下の2点が主に挙げられます。

①クラウドサービスなどの発達により会社に行って働くという必要性が薄れてきている

②実際に仕事をする場所としては自宅だったり、クライアント先であるため、仕事をするためのスペースの利用ニーズはあまりない

しかしながら、事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。

バーチャルオフィスを契約して住所を利用する際に気をつけなければいけないことが、利用する住所のバリューの問題です。(どんな住所でも構わないという方は除きます。)

・過去に犯罪などに利用された住所ではないか?
 (実際に利用できる住所を確認し、「犯罪」「詐欺」などで検索してみる)
・相手に与える印象はよいものになっているか?

バーチャルオフィスでよくみられるサービス

さらにバーチャルオフィスは下記のような機能を備えているケースが多くなっています。

郵便物を受け取って転送

事業を始めれば必ず郵送物が届くようになりますので、その住所宛に届く郵便物をバーチャルオフィスは受け取ってくれることがほとんどです。ただし、受け取れないものを規定していることがほとんどです。(本人限定郵便・食品など)

電話番号やFAX番号が利用可

郵便物ほどではないですが、電話やFAXも事業においてはとても重要になってきます。特に固定電話の電話番号を持つことは相手に与えるイメージが違ってきます。そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

会議室を利用可能(有料・無料)

オンラインで会議を行ったり、相手先にいくので会議室などの打ち合わせスペースは必要ないというケースもありますが、対面で話ができるスペースが必要になる業種は多くあります。そういった場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

デスクなどは基本利用不可(条件付きで利用可能)

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながらデスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもとはちがった場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているところを選ぶことをお勧めします。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは以下のようなメリットが考えられます。

イニシャルコストの削減

事務所を賃貸する場合のイニシャルコストは非常に大きな負担になります。商慣習的にも敷金・礼金が賃料の数ヶ月分、保証金に至っては半年から1年分必要になる場合もあるため大きな出費となります。毎月の賃料がベースとなりますので、立地場所が良ければ良いほど月額賃料も高額になるため出費はさらに重くなります。例えば賃料が30万円の物件の場合保証金は180万円~360万円となる可能性があるわけです。それに加えて内装工事などの諸々の費用がかかれば、下手をすると1,000万円近くの資金がオフィスを作るためだけにかかるってしまう可能性があります。

一方、バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金は不要で少額の入会金や保証金のみで利用が可能です。さらに当然のことながら物理的なオフィスを自分で構えるわけではありませんので内装工事等は一切不要です。このためイニシャルコストを圧倒的に低く抑えることが可能です。

必要なものを利用する分だけコストに出来る

バーチャルオフィスは基本的に必要なものを必要な時に必要な分だけ利用するというスタイルになります。

時々しか使わないFAX。急な来客のための受付要員。外出中の入電に対する一次対応。時々開催する大型セミナーの会場。事務所にいる時間よりも外出していることが圧倒的に長いワークスタイル。このような設備や人材を常備するためには大型機器の購入や人材雇用、広い事務所の賃貸等、非常に大きなランニングコストが必要になります。必要な時に必要な分だけ料金を支払い利用することが出来るバーチャルオフィスのサービスは、運転資金の効率的活用に役立ち、また同時に無理に一人で全てを行いクライアントからの問い合わせ対応ができない等の機会損失を防ぐことが可能になります。

都心一等地の住所

一般的にバーチャルオフィスのメリットとしてよくあげられるのは「都心一等地の住所」です。
バーチャルオフィスを利用することによって設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社では金銭面でなかなか事務所を構えることが難しい一等地の住所が名刺やホームページに記載ができるようになります。これは東京の中心部の住所であればあるほど事業にプラスの影響を及ぼすことが多いのが事実です。例えば、WEB制作を事業としている場合、東京の会社であれば全国からの問い合わせや発注が見込めますが、富山の方が茨城の会社に発注するということは想像しづらい面があります。

このように住所が一等地にあるという点でビジネス上の優位性が確保できるようになるというのがバーチャルオフィスのメリットのひとつになります。

自宅住所の登記回避

特にコンサルタントや士業の方など、特に固定の執務スペースを確保する必要がない場合もございますが、かといって自宅を法人登記の住所にすることも考え物です。例えば女性経営者の場合プライバシーの問題などもあり躊躇するケースが考えられますし、女性でない場合でもマンションに住んでいる方は規約で法人登記が認められないということもあります。このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって自宅以外の住所に法人登記が可能になります。

会議室を利用

上記4のケースと同様ですが、特定の固定執務スペースを必要としないような起業の場合においても、関係者との打ち合わせ場所は必ず必要になります。カフェを利用した打ち合わせや、ホテルのロビーを利用した打ち合わせも可能ですが、常に場所が確保できるとも限りませんし、会話の内容が周囲に漏れるという点も不安になります。何かしら不安を抱えている状態では打ち合わせもうまくいかないこともあるでしょう。バーチャルオフィスでは会議室が提供されている場合(有料・無料)がほとんどですので、その会議室を利用することによってこのような問題を回避することができるでしょう。

こういったメリットが特に起業したての経営者にとってはコストをかけることなく事業を展開できることになります。

また上手な使い方としては地方企業の東京進出にバーチャルオフィスを使うという方法もあります。地元で一定の業績を残して将来的に東京に進出したいなという企業でも、自社でオフィスを構えるにはコストもかかりますし、自社オフィスの場合はそこに人を配置しなくてはなりません。上記のメリットを活用すれば東京の住所と電話番号を使いながら、打ち合わせや商談があった時のみ東京に出張ベースで会議室を使うということができますので、極端な話今すぐにでも東京進出が可能です。

バーチャルオフィスのデメリット

何事においてもそうですがバーチャルオフィスにはメリットのみならずデメリットも存在します。それらをしっかりと把握をしてその対策を検討した上で利用することが望ましいと言えます。

事務所要件が含まれる許認可が取れない

バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業ができないことがあります。特に個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。これはどうすることもできないので、この場合バーチャルオフィスを使用することは諦めてください。

バーチャルオフィスでの開業が難しいと思われる業種

・弁護士・税理士・司法書士など(中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能)
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業

ただし、許認可については要件が緩和されるケースもあります。そして緩和されたことが大々的に周知されないということが多く、常にその動向には気を配っていただきバーチャルオフィスでも開業ができるようになった場合にすぐ行動できるように準備しておくのもよいかと思います。

これらについては一概にバーチャルオフィスだからという話ではないため、予め各種専門家へ相談をしておくことが望ましいでしょう。

バーチャルオフィスを利用するべき人

ではどういう人がバーチャルオフィスを利用するべき人なのでしょうか?以下のような方が考えられます。

自宅やクライアント先で作業することがほとんどの方

物理的な作業スペースは自宅やクライアント先に確保しているので必要ないが、その場所に法人登記ができない方、住所の見栄えがあまりよくない方にとってバーチャルオフィスは最適です。

自宅で登記することが不可能な方

自宅がマンションで規約上法人登記ができない場合はバーチャルオフィスを利用するべきです。規約違反が発覚し、登記移転を行う必要が出た場合は余分な出費を強いられることになりますし、最悪の場合は賃貸契約解除ということにもなりかねません。その場合は、物理的な移転コストも莫大になりますので、ルール違反をして登記するということは絶対に避けるべきです。

東京都中心部の住所が欲しい方

またビジネスを大きくしていきたいという人にとっては東京の中心部以外の住所はローカル感が出てしまいブランディング的に問題になります。例えばWEB制作会社などの場合、発注は全国からもらうことが可能だと思いますが、地方の会社に別地方の会社が発注するということは、よほどの独自性がない限り難しいでしょう。九州の人が北海道に行って打ち合わせをするということはなかなかないと思います。しかし、東京に住所を持っていれば相手方が東京に出てきて打ち合わせをするということは十分に考えられます。こういうことを見越してバーチャルオフィスを利用し、東京の住所を手に入れるというのは大きなメリットになります。

プライバシーを確保したい方(特に女性)

女性が一人で起業する場合、プライバシーの確保というのは大きな問題になります。自宅で登記をしてしまうと公然と住所を公開することなりますから、ストーカーなどの被害に遭いかねません。こういったトラブルを回避するための方法としてバーチャルオフィスを利用するという方法があります。公開する住所を自宅以外にすることで、一定のプライバシーを確保することができるようになります。

 

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住所固定の為にバーチャルオフィスを活用する方法とは?

バーチャルオフィスの有効活用方法

自分の事務所を持たなくても仮想の住所を所有することができるバーチャルオフィス。最大の利点はホームページに個人情報を掲載することなく、バーチャルオフィスの住所をそのまま使用したり、その住所で法人登記できる点にあると言われています。

特に以下の2点については、先々の働き方や事業運営の方向性を考えるきっかけとして大切かも知れません。

①本籍地を固定する

今後の事業成長についてはまだまだ良くわからないものの、とりあえず起業をし、もうサラリーマンに戻るつもりはない、という決心をしている起業家でも、起業後の収入の安定にたどり着くまでには長く険しい道が待っていることが多いのが現実です。

当初から、立地やその他の条件的にも自分のぴったりのシェアオフィスなどに巡り合えた幸運な起業家であれば問題ないかもしれませんが、そうではない起業家になってしまった場合は、時を変え場所を変え、会社の住所が点々と変わってしまうことが、望む望まないにかかわらず頻繁にあります。

知人のオフィスなどに間借りするような場合でも同様です。

事業の成長やその都度発生する諸々の事象は大よそ予測不能で、思った通りに行かないのが起業当初の不安定さを作り上げる最も大きな原因の一つでもあります。

本籍地をバーチャルオフィスで固定し、固定電話の連絡先も住所そのものが変わっても利用が継続できるようなものを当初は意図的に選択しどのようなことがあっても一番最初に作った名刺で当面をしのげる状況を作るというバーチャルオフィスの活用は検討の余地が十分にあると思います。

②郵便先を固定しよう

本籍地を固定するよりは、郵便局で転送手続きに取れる郵便先住所というのはそこまで気にする必要はないかもしれませんが、固定できるのであれば固定をしたいという人は思いのほか多いものです。

これは、やはり頻繁に転居をする場合などに問題になるのですが、本人確認必要書類の提出が求められる場合などは、法人の登記謄本の住所との一致がも取れられてしまうため、転々と移動をしている場合などには困ってしまう場合などがあります。

当初は登記住所のみの一致で問題はありませんが、例えば追加の法人口座の開設が必要になった場合や、法人クレジットカードの申し込みなどなど、法人としてのフェーズが進んでいけば進んでいくほどに郵便先がコロコロと変わってしまう状況が引き起こす諸問題は、面倒なものになってしまったりもします。

このような状況が事前に発生することが把握できている場合には、本籍地と郵便先の固定をバーチャルオフィスを利用することによって実現し、実際の執務環境とは切り離して考えておくことが後々のトラブルを避けるための対策になったりもするのです。

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バーチャルオフィス

東京でバーチャルオフィスを選択する際の注意点とは?

まず住所を重視する

バーチャルオフィスを利用される方の根本的な目的の中には「信用を得ること」というものが含まれていると思いますが、この信用を得るために一番重視しておきたいところはやはり住所です。

住所というのは相手に大きな影響を与えるポイントです。先入観というのは不思議なもので、東京の一等地にオフィスを構えているというだけでも「しっかりしている」という印象を与える効果があります。逆に住所の記載がない名刺を渡されるとそれだけで不信感を募らせるものですよね?ビジネスは信用得てこそはじめて次のステップへと繋がっていくものです。バーチャルオフィスを選ぶ際はまず住所に注目してみましょう。

オプション機能も重視する

住所の次に重視してほしい項目はバーチャルオフィスにある機能です。

バーチャルオフィスには様々なオプションサービスがあり、そのサービス内容も施設によって違いがあるためどんな機能が必要なのか予めイメージを膨らませておくと後々スムーズに契約を進めることができるでしょう。

基本的には住所と電話番号をレンタルするサービスとなりますが、このほかにも郵便物の転送サービスや秘書電話サービス、会議室スペースの利用などのオプション機能も充実しています。

バーチャルオフィスという名目ではありますが、実際にクライアントが訪れることを想定している方は会議室の有無や常駐スタッフの対応は要チェックです。

ビジネススタイルに応じて必要なサービスを使い分けておくと、実際の業務も円滑に進めることができます。

バーチャルオフィスで実際に重視すべきは?

バーチャルオフィスでビジネスをスタートした際、最初の印象やちょっとしたネットからの問い合わせなどに際に、一等地の住所がその効果を発揮してくれることを実感できるシーンは多々あるかもしれません。

また、運営会社が提供しているオプションを有効活用することによって、多額の初期投資そのものが削減できる点など、事業を始めたばかりの人であればあるほど、リアルタイムではあまり感じ取ることができないメリットを享受しつつ、事業が軌道にのってビジネス的にも、精神的にも余裕があるときに振り返って実感できるメリットであったりもするものです。

しかし一方で、きっかけ作りとして効果を発揮する一等地住所であったとしても、実際に仕事の受注などにつながるのは、対面での営業であったり、訪問での打ち合わせなどを経てから正式な契約となるのが一般的です。

ここに落とし穴が存在します。

バーチャルオフィスがバーチャルオフィスのみの機能として提供されている場合は、なかなかその所在地を見つけることができなかったり、来客用のファシリティや空間の雰囲気が非常に狭い場合や、圧迫感のある雰囲気の場所も多くあります。

せっかく一等地住所の一助もあっての上かもしれない「問い合わせ」等のサービスに興味をもってもらう地点は通過したのに、実際に受注につながっていく流れの過程において印象を落としてしまうリスクがある。

そしてこのリスクは、一度発生してしまうと、その後の営業活動においても、一度の失敗が大いにトラウマとなって「なぜ失注したのか?」という検証にバイアスがかかってしまうなどの中長期的な問題にも発展しかねません。

実際のファシリティを必ず見学する

繰り返しになりますが、バーチャルオフィスを選ぶ大きな要素は、一等地住所や選択できるオプションの多さが大きな要素を占めるのは事実です。

一方で、実際にビジネスを始めた後の、「売上を上げていく」という点に関してより寄与してくれるのは、バーチャルオフィスのファシリティである、という点も認識をする必要があります。

  • 住所しか使わない
  • カフェなどで打ち合わせをすればよい

などなど、色々な考えがあるかもしれませんし、自分自身がどう考えるかはもちろん自由です。

ただしながら、ビジネスそのものはクライアントありきであり、クライアントがどう感じ、どう思ったか?によってあらゆることは決まってしまい、自分自身の考えがそれらに大きな影響を与えることは、簡単ではないという現実が待ち受けています。

バーチャルオフィスを選ぶ時こそ、そのファシリティの見栄えや雰囲気に拘って選択をすることが、スタートアップのビジネスの立ち上がりをスムーズに行う大事な要素になることでしょう。